Mancanza di tempo? Forse non metti a fuoco!

31 luglio 2017

  

Sintesi

La mancanza di tempo non è solo un problema di gestione e organizzazione del lavoro, ma di focalizzazone e di concentrazione.

 

Uno dei problemi più comuni oggi in ogni realtà imprenditoriale è la mancanza di tempo. Come consulente di marketing spesso mi trovo a dover trovare una soluzione per i miei clienti ai problemi legati alla gestione del tempo.

Prima ancora di parlare di strategia di marketing infatti è fondamentale che l'organismo azienda (sia esso uno studio professionale, un negozio, una bottega di un artigiano o una società con decine di dipendenti) sia efficiente nella gestione del tempo.

Per risolvere il problema legato alla gestione del tempo è importante effettuare un salto di paradigma, cioè un cambio di prospettiva. Generalmente il problema non è nella gestione del tempo, ma bensì nella capacità di mantenere la concentrazione sui compiti da svolgere.

La distrazione è uno dei più grandi ostacoli allo svolgimento di un lavoro di qualità. La distrazione costa ogni anno alle aziende statunitensi 1 trillione di dollari. Il primo passo per risolvere questo problema e dargli la giusta importanza. Infatti mi capita spesso di individuare presso i miei clienti una o più di queste quattro situazioni:

1) Un ambiente che riduce la concentrazione

Tutte le professioni intellettuali richiedono idee, creatività, studio, ecc... Attività che per essere svolte richiedono una prolungata concentrazione. Il problema è che in molte aziende è dato a tutte le comunicazioni un livello di urgenza, soprattutto tutti sono messi a conoscenza di ogni singola comunicazione.

Il caso più emblematico è legato alla gestione della posta elettronica. Il fatto di non suddividere le urgenze tra i vari membri del gruppo di lavoro, comporta che ognuno deve periodicamente controllare la posta, interrompendo di fatto il proprio lavoro.

Ancora peggio è quando i dipendenti utilizzano due monitor per lavorare, ed uno dei due è dedicato a tenere sempre visibile il programma di posta elettronica e gli altri canali di comunicazione utilizzati dall'azienda. Il metodo migliore per garantire una distrazione continua.

La soluzione a questa situazione è molto semplice, decidere chi deve interfacciarsi con i clienti e soprattutto dare ad ognuno un compito specifico da svolgere.

2) Quale canale di comunicazione utilizzare

La posta elettronica non è un canale di comunicazione progettato per una risposta rapita o urgente. Un messaggio istantaneo (SkyPe WhatsApp) è ad esempio molto più adatto. Il problema è che nel momento in cui si introducono gli Instant Message nella comunicazione questi sono utilizzati in modo errato, per qualsiasi tipo di comunicazione.

Di conseguenza quando ogni strumento di comunicazione è utilizzato per qualsiasi tipo di messaggio urgente o meno che sia, si costringe la persona a monitorarli tutti, costringendola a distrarsi.

Diventa quindi fondamentale imparare ad utilizzare il telefono, l'e-mail, i software di messaggistica per i messaggi più appropriati alla natura di questi mezzi.

3) Affidare alla stessa persona gli stessi compiti

Una volta che si danno degli incarichi precisi ad ogni membro dell'azienda, diventa fondamentale permettere ad ognuno di essi di avere delle pause dalla propria routine.

Infatti nell'organizzare una giornata di lavoro diventa fondamentale avere dei momenti in cui si sta lontani dal telefono e dai vari strumenti di comunicazione per potersi concentrare sui propri pensieri.

4) Monitoraggio costante

I momenti di inattività (vedi l'articolo Stress si grazie o il Consulente Marketing? Lo usi il metodo del Triangolo?) o di ferie sono fondamentali per garantire le performance dei lavoratori di un'azienda.

In una situazione di emergenza è possibile prevedere che uno o più collaboratori siano sempre reperibili. Il problema è capire quando la situazione di emergenza finisce. In poche parole non si può avere sempre un dipendente che legge e risponde alle comunicazioni 7 giorni su 7.

Per permettere questo si devono creare le condizioni perché il lavoro di un collaboratore può essere portato avanti da altri, permettendo a quest'ultimo di prendersi il dovuto riposo, evitando così il fenomeno oramai diffuso del burnout.

In oltre questo permetterà anche all'azienda di reagire in caso il collaboratore lasci l'azienda. La fuori uscita di un dipendente può comportare infatti un notevole danno per l'azienda se nessuno sarà in grado di prendere in mano il lavoro svolto da quest'ultimo.

Una buona gestione del tempo quindi passa prima di tutto nella costruzione di un'ambiente di lavoro, e di un clima tra colleghi, volto al mantenimento dell'efficienza e del benessere della persona, il quale permette un'alta concentrazione sui compiti che devono essere svolti.

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