La matrice di Covey

28 febbraio 2018

  

Sintesi

Gestione del tempo, o meglio, mancanza di tempo. Ognuno di noi prova ogni giorno la fastidiosa sensazione di avere troppe cose da fare per il tempo che ha a disposizione. Nella sua eredità Stephen Covey ha lasciato anche una semplice matrice molto utile nell'aiutare ad ottimizzare il nostro tempo.

 

Nonostante i social network, whatsApp, ed i molti strumenti di comunicazione, per chi lavora la posta elettronica è ancora il primo canale di comunicazione e di conseguenza la prima fonte di stress. Uno studio del 2011 dimostra il livello di stress provocato dall'uso intensivo della posta elettronica negli ambienti di lavoro. Dal McKinsey Report del 2012 emerge che un lavoratore medio dedica il 28% del proprio tempo a gestire la posta elettronica (lettura e-mail, scrittura e-mail ecc…).

Non è un caso che nelle aziende in cui i dipendenti hanno la possibilità di gestire in modo autonomo le proprie giornate, e in particolar modo la posta elettronica e le priorità che ne conseguono, quest’ultimi sono generalmente più soddisfatti del proprio lavoro.

Ormai è un fatto acquisito e non discutibile. Ad alti livelli di stress corrispondono prestazioni mediocri. Di conseguenza il compito di un'azienda come quello di un libero professionista o di un artigiano è quello di ridurre le fonti di stress.

Non esiste un'unica soluzione al problema dello stress. Come ho scritto nell’articolo "Organizzarsi per il successo" è importante dare una priorità alle attività che si devono svolgere durante la giornata.
Per determinare la scala delle priorità ho indicato fondamentalmente due criteri di base: il grado d’urgenza e quanto un’attività è complessa/indigesta.

Uno strumento che può aiutarci nell’organizzazione del lavoro quotidiano è la matrice di Covey (Covey’s Time Management Matrix), sviluppata da Stephen Covey. La matrice sviluppata da Covey permette di approfondire i due criteri per determinare la priorità delle attività da svolgere.

 - Francesco BrioWeb Russo Consulente Marketing | Digital Marketing | Neuromarketing | Web Agency Venezia
La matrice di Covey

Quadrante I
Il primo quadrante contiene i compiti urgenti ed importanti. Queste attività dovrebbero includere la risposta alle "crisi", ai lavori che troviamo più indigesti e fastidiosi ed alle scadenze più imminenti.
Le attività che rientrano in questo quadrante vanno ridotte al massimo, in quanto sono quelle che aumentano il rischio di farti perdere il controllo della situazione, trovandoti a lavorare in costante emergenza. Le conseguenze di cercare di svolgere molte attività del primo quadrante in un unico giorno portano ad un aumentano delle probabilità di compiere degli errori. Anche riuscendo ad individuarli non si ha il tempo per correggerli.
Se la gran parte della giornata è concentrata su questo quadrante si hanno difficoltà a gestire il proprio tempo.
Il poche parole il primo quadrante contiene le azioni da fare immediatamente, quelle azioni non delegabili, ma che devono essere in numero ridotto.

Quadrante II
Il secondo quadrante contiene i compiti importanti ma non urgenti. Contiene le attività che possono essere svolte nel medio termine. La pianificazione di un lavoro, l’analisi di un progetto, la preparazione di una relazione. Le attività mirate al miglioramento personale, o la definizione di nuove strategie operative da mettere in pratica. Questo quadrante merita molta attenzione. Il motivo è legato al fatto che queste attività si sono importanti ma richiedono normalmente del tempo per essere svolte, di conseguenza il rischio è che siano posticipate a tal punto da diventare delle urgenze e quindi finire nel primo quadrante. Una buona gestione del proprio tempo fa sì che sia questo quadrante ad avere il maggior numero di attività da svolgere durante l'arco della giornata.
Il secondo quadrante quindi contiene le azioni da fare, ma in un secondo momento e come scritto sopra le azioni pianificate.

Quadrante III
Il terzo quadrante contiene quelle urgenze che non sono importanti. È in questo quadrante che molte delle nostre e-mail devono essere collocate, assieme alle riunioni e ed alle "interruzioni" (ovviamente quelle che possono essere prevedibili).
È il quadrante associato all’inganno. Si tratta di azioni ritenute urgenti e considerate ingannevolmente importanti, quasi sempre dipendenti da persone o comunque situazioni esterne, spesso e volentieri delegabili.
Il terzo quadrante contiene quindi le azioni che possono essere delegate e che essendo delegate possono essere svolte subito. Nel caso in cui non sia possibile delegare, queste azioni vanno tendenzialmente svolte a fine della propria giornata.

Quadrante IV
Il quarto quadrante contiene i compiti che non sono né urgenti né importanti. Gli ultimi da svolgere, ma che spesso occupano la gran parte del nostro tempo. Si tratta di azioni che potrebbe anche essere utile valutare se ignorare del tutto.
Infatti in questo quadrante devono essere inserite le azioni superflue. Dobbiamo essere quindi capaci di capire che ci sono azioni che alle volte non serve svolgere.

Ecco un piccolo trucco per tenere utilizzare la matrice di Covey, utilizzando la parola TIME:

  • T – Q1: Tassativo
  • I – Q2: Importante e Indispensabile
  • M – Q3: Mobile o darne Mansione a qualcun altro
  • E – Q4: Eliminabile

Affinare le priorità

La matrice sviluppata da Covey permette di determinare le priorità e riuscire quindi a stabilire le giuste attività da svolgere ottimizzando il tempo che si ha a disposizione.

In oltre una volta che siamo consapevoli delle nostre priorità, possiamo migliorare i rapporti con i colleghi d’ufficio. Quando infatti si è consapevoli delle priorità dei colleghi il lavoro ne beneficia. La condivisione del lavoro (leggi a riguardo il ciclo di articoli che ho dedicato ai feedback iniziando da "Il marketing dei feedback Pt1") è sempre più diffusa nelle aziende e diventa importante per ogni membro del gruppo sapere le esigenze e le priorità degli altri membri.

La conseguenza diretta di un dialogo consapevole con i propri responsabili, riduce la necessità di questi ultimi di continui feedback e quindi di confronti. Una o due e-mail settimanali di aggiornamento sulle attività da svolgere saranno sufficienti. Riducendo il carico delle riunioni ad una al massimo alla settimana (vedi l'articolo "I gironi dell'inferno del lavoro").

La gestione della posta elettronica non solo richiede di capire quali sono le priorità, ma anche di capire che la posta elettronica è uno strumento non pensato per creare una conversazione. La posta elettronica è un veloce sistema di consegna delle informazioni in forma sintetica. In secondo luogo vale un'importante regola. Un qualsiasi strumento per comunicare non è adatto per qualsiasi tipo di comunicazione.

Conoscere lo strumento

Quando si deve scrivere una e-mail è importante attivare un processo molto simile a quello che si impiega in una strategia di marketing: "a chi mi sto rivolgendo?" "quale messaggio voglio far arrivare?" "quale risposta voglio?".
Il messaggio giusto inviato attraverso il canale sbagliato è improbabile che ottenga la corretta visibilità e di conseguenza la giusta risposta (vedi a tal proposito l’articolo "Distrazioni? No grazie").
Imparare ad utilizzare la posta elettronica, e più in generale i differenti canali, nel dovuto modo può rendere più facile non solo a noi stessi la giornata lavorativa ma anche ai colleghi.

Pubblico
Prima di tutto è importante chiedersi cosa vogliamo comunicare. Dobbiamo essere sicuri se le informazioni che stiamo comunicando servono e/o se le stiamo inviando alla persona giusta. Nelle aziende è importante avere a disposizione delle linee guida sull’uso della posta elettronica, se mettere in copia un mesaggio e nel caso a chi.
Deve essere chiaro quando usare i gradi di priorità del messaggio e quando utilizzare il campo copia conoscenza, e copia conoscenza nascosta.

Messaggio
Nella stesura di una e-mail è presente sempre una regola d’oro, quella di non scrivere blocchi di testo estremamente lunghi. Nella progettazione di un testo è importante inserire le informazioni e le domande importante all’inizio del testo.
Anzi un breve cappello sintetico introduttivo aiuta chi riceve l'e-mail. Ancor meglio se tutto il testo è sintetico. Si riesce così a ricevere la giusta attenzione ed importanza.

Inviare veramente?
Prima di inviare una e-mail domandiamoci sempre se ne vale veramente la pena. Se serve. Le caselle di posta elettronica di ognuno di noi sono oramai talmente piene da essere una notevole fonte di stress il solo enorme numero di messaggi non letti. Non contribuiamo a questa condizione con messaggi di cui si può fare a meno.
In base al tempo ed alle priorità (non solo le nostre ma anche quelle dei colleghi) significa scegliere alle volte di non inviare una e-mail, e di preferire una telefonata o altre soluzioni per comunicare. Come offrire un caffè ad un collega in un momento di pausa per parlare di quello di cui abbiamo bisogno.

Risposta
Un aspetto importante che dobbiamo considerare quando scriviamo un messaggio è considerare quale tipo di risposta vogliamo. In questo modo riusciremo da essere più chiari nella nostra richiesta.

Anche il momento in cui si scrive una e-mail è molto importante. Se il sabato mattina invio una e-mail, non devo dare per scontato che il mio collega od il mio sottoposta legga la posta anche di sabato. In secondo luogo sbaglio se invio una e-mail il sabato per ottenere un'informaizone che posso ricevere il lunedì successivo senza problemi.
Se invece ho bisogno di una risposta urgente in un momento al di fuori dell'orario regolare di lavoro, devo scegliere il telefono come strumento per comunicare, non la posta elettronica.
Infine chi riceve una e-mail di sabato potrebbe sentirsi psicologicamente "costretto" a rispondere subito, anche nel caso in cui la risposta può essere data il lunedì successivo. Questo può comportare una riduzione della qualità del "riposo" influenzando le prestazioni della persona durante la settimana lavorativa.

Si potrebbe pensare che una singola e-mail non può "rovinare" il week end di una persona. Ma la mia esperienza mi ha insegnato che di solito nelle aziende in cui c'è l'abitudine di comunicare anche nei fine settimana, non ci si limita solo alla telefonata o alla singola e-mail. Anzi la non reperibilità di un dipendente è interpretata come disinteresse. Questo tipo di clima influenza notevolmente il periodo di riposo.

Dobbiamo quindi imparare a formulare nel modo corretto le nostre domande, ma anche e soprattutto a scegliere il momento giusto.

In conclusione

Un consulente, un manager o un dipendente, sono pagati per le proprie competenze, per le proprie capacità di identificare i problemi e di formulare delle soluzioni ai problemi stessi.
In un momento storico in cui negli uffici la frenesia e lo stress sono all’ordine del giorno, la scelta più intelligente è quella di fare un passo in dietro. Compiere delle scelte al fine di non contribuire con il proprio comportamento alla frenesia generale che si respira nella gran parte dei posti di lavoro. In poche parole, dobbiamo contribuire a risolvere il problema dello stress, non ad aumentarlo.

Non è facile, non sempre il contesto lo permette (vedi a tal proposito l'articolo "L'importanza del contesto"). Ma dobbiamo capire che il multitasking (articolo "Stop multitasking") è un mito e che essere resilienti (leggi l'articolo "Resilienza: ricaricare non resistere") non significa essere dei superuomini.

Siamo esseri umani e dobbiamo essere consapevoli dei nostri limiti per riuscire a dare il meglio di noi stessi. Sia nella nostra vita privata che in quella lavorativa.

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