La mente pianificatrice

18 maggio 2018

  

Sintesi

L'organizzazione del proprio tempo è fondamentale per raggiungere i nostri obiettivi di business e di marketing. Il problema è che molto spesso scopriamo di non essere capaci di valutare correttamente quanto tempo un compito richiede.

 

Sottostimare il tempo necessario per eseguire un compito è qualcosa che capita ad ognuno di noi ogni giorno, in particolar modo durante la giornata lavorativa (vedi l'articolo "Organizzare la giornata per il successo").
Infatti uno degli elementi fondamentali per una buona organizzazione della giornata è saper attribuire il giusto tempo allo svolgimento di ogni singola attività che dovremo svolgere.

Il fenomeno è stato descritto per la prima volta da Daniel Kahneman e Amos Tversky nel 1979. I due psicologi in differenti esperimenti osservarono che le persone tendono a sottostimare il tempo necessario a completare un progetto. Ciò accade anche quando si tratta di compiti che hanno già eseguito in precedenza, e persino quando hanno già sperimentato gli effetti negativi della sottostima.

Questo vale tanto per la pianificazione di una strategia di marketing volta a promuovere un marchio, quanto per una casalinga che deve organizzare la propria giornata (non certo meno impegnativa di chi lavora).

Alla base di questo bias cognitivo c'è un eccesso di ottimismo sulle proprie capacità. Ma perché non sappiamo pianificare il nostro tempo in modo corretto?

Le causa all'origine di questo bias sono molteplici. Può infatti dipendere dalla tendenza del nostro cervello a comprimere i tempi nei ricordi, al fatto che quando dobbiamo svolgere un compito siamo concentrati sull'obiettivo finale e su quelli intermedi a tal punto da perdere di vista i dettagli.
In poche parole ignoriamo gli eventuali fattori esterni che possono impedire lo svolgimento del nostro compito perché il nostro cervello pensa: "se dipende solo da me tutto funziona senza intoppi".

In oltre più il risultato di ciò che stiamo per intraprendere è desiderato, maggiore è la sottostima del tempo e dello sforzo necessario a conseguirlo, perché vogliamo arrivarci il prima possibile.

Questo tipo di bias cognitivo non affligge solo il singolo individuo ma anche i gruppi di lavoro. Lawrence Sanna, psicologo delle organizzazioni che ha lavorato all'Università del Michigan, ha dimostrato nel 2005 che anche le "menti collettive" soffrono di fallacia di painificazione, purché siano tutte orientate al raggiungimento di un obiettivo comune.

Sanna ha anche dimostrato che se la scadenza prospettata per un dato compito è vicina, la stima del tempo necessario a svolgerlo sale, mentre si tende a essere troppo ottimisti se la scadenza è lontana nel tempo.

Per riuscire ad intervenire su questo bias cognitivo possiamo intervenire principalmente in due modi: il primo, per quanto banale, è il più efficace: ridurre almeno del 20 per cento il numero di impegni rispetto a quanto pensiamo di poter fare. Una strategia di non facile applicazione, perché implica la necessità di dire di no (al datore di lavoro, al cliente, ai figli e, alla fine, anche a se stessi).

Il secondo consiste nel segmentare un'attività in sottocompiti, stimando il tempo necessario a ciascuno di essi separatamente: diversi studi hanno dimostrato che il tempo totale ottenuto attraverso la somma della stima individuale dei vari passaggi necessari a raggiungere l'obiettivo è sempre maggiore della stima globale, ed è molto più realistica.

Nella vita di tutti i giorni, però, la misura più efficace è probabilmente qualla che suggeriva Kahneman stesso qualche anno fa in un'intervista televisiva: "se in media impiego dieci minuti da casa a scuola di mio figlio, esco un quarto d'ora prima. Se c'è traffico, arrivo in tempo. Se va tutto liscio, mi fermo al bar a prendere un caffè".
In poche parole seguire il consiglio della mamma quando eravamo bambini: prendersi in anticipo sulle cose che dobbiamo fare.

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