La gestione del tempo secondo Barbara Corcoran

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Articolo del 22 novembre 2019

Barbara Corcoran, imprenditrice di successo statunitense, non ha un minuto da perdere. Si alza alle 6:30 ogni mattina e dà il via alle sue attività con una routine abbastanza rigida. Lo racconta Jessica Prince Erlich in un suo articolo su "The Cut".

Gran parte della mattinata è focalizzata su sua figlia. Alle 8:05, la milionaria autrice di Shark Tank ha preparato la colazione a sua figlia, si è preparata il pranzo e si è assicurata che la figlia è pronta per la scuola (per lei la famiglia è importante).

Quindi inizia la giornata. In una giornata piena di impegni, la Corcoran non sopporta di rispondere ad e-mail e altri tipi di "short message". Lei odia la posta elettronica "…con la posta elettronica, tutto il mondo ti viene incontro, ed è terribile…", afferma nell’intervista la Corcoran. "Non so perché mi ci è voluto così tanto tempo per comprendere che la posta è un nemico."

Il primo passo che la Corcoran ha compiuto per prendere il controllo della sua casella di posta è stato quello di toglierla dal telefono.
Questa scelta potrebbe indurre uno stato di ansia in molte persone, ma questa scelta implica solo che le e-mail non sarebbero state lette, che sarebbero rimaste in attesa nella sua casella di posta.

Ma la Corcoran non si è fermata a questo. Si è spinta fino a far sapere alla gente di non disturbarla. È tutto nella sua risposta automatica, che viene inviata a chiunque le scrive.

"Grazie per avermi contattato. Non risponderò alla tua e-mail, per favore inoltrala alla mia assistente Emily. Se hai bisogno di attenzione immediata, chiama la mia assistente in ufficio."

Corcoran ha ancora un'e-mail personale sul suo telefono. Se un'e-mail arrivata in ufficio ha davvero bisogno della sua attenzione, i suoi assistenti la inoltrano al suo indirizzo personale.
Dice che riceveva tra le 700 e le 800 e-mail al giorno. Il giorno prima dell'intervista, ne ha ricevute solo tre.

So esattamente cosa stai pensando, perché l'ho pensato anch'io quando ho letto l’intervista. Io non sono Barbara Corcoran. Non valgo 66 milioni di dollari e soprattutto non ho una schiera di assistenti che possono leggere le e-mail per me.

Spesso non è possibile eliminare semplicemente la propria casella di posta e delegare la gestione dell'intera cosa a qualcun altro. Ma quello che si può fare è gestire la quantità di tempo che si dedica alla propria casella di posta elettronica.
Dalla disattivazione delle notifiche alla riduzione della frequenza con cui si controlla l'e-mail.

Imparare a gestire i diversi canali di comunicazione è importante. La posta elettronica non è un canale di comunicazione progettato per una risposta rapida o urgente (puoi leggere a riguardo l'articolo "Mancanza di tempo? Forse non metti a fuoco!").

Potrebbe valere la pena, ad esempio, impostare una risposta automatica che informi i destinatari che in caso di urgenza conviene chiamare al telefono anziché aspettare una risposta a mezzo posta elettronica.

La Corcoran nel suo messaggio di risposta automatica non si scusa. Prendi anche tu in considerazione la possibilità di eliminare dal vocabolario il "mi dispiace per il ritardo della risposta...". Questo per non confermare l'aspettativa che sia "anormale" impiegare un po' di tempo per rispondere. È chiaro che questo approccio va valutato in base al tipo di servizi e/o prodotti che offri ai tuoi clienti. Al tipo di rapporto che hai con i clienti e a quanti collaboratori/colleghi ti aiutano nello svolgere il tuo lavoro.

Viviamo in un mondo di e-mail, siamo oramai incollati allo schermo (PC, tablet, smartphone) 24 ore su 24. Questo però non significa che sia una regola valida per tutti, soprattutto che sia uno stile di vita che tutti noi dobbiamo adottare.

La cosa importante è comunicare alle persone quale approccio al lavoro e quale stile di vita abbiamo adottato.

A seconda della natura del tuo lavoro, potresti dar loro un modo alternativo per contattarti per questioni urgenti.
Oppure, una volta che sarai milionario (te lo auguro di cuore e sincerità), assumi dei bravi assistenti.

Francesco Russo Consulente Marketing

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